Sanfte Entwarnung für Unternehmen: Strafen erst nach mehrmaligen Verstößen

Von Franz J Heidinger / Laurin Maran: Wie sich mittlerweile herumgesprochen haben sollte, drohen bei Verstößen gegen die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) Geldbußen von bis zu EUR 20.000.000,- oder im Falle eines Unternehmens von bis zu 4 % seines gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs.

Diese existenzvernichtende Drohung des europäischen Gesetzgebers hat ihre Wirkung nicht verfehlt: Die europäischen Unternehmen wurden in helle Aufregung versetzt und bemühen sich seit Monaten intensiv, nicht zuletzt um solche Geldbußen zu vermeiden, ihre Geschäftsmodelle bis zum 25.05.2018 fit für die EU-DSGVO zu machen.

Für österreichische Unternehmen kann nun teilweise Entwarnung gegeben werden. Am 20.04.2018 wurde das „Bundesgesetz, mit dem das Datenschutzgesetz geändert wird (Datenschutz-Deregulierungs-Gesetz 2018)“ im Nationalrat angenommen. Der neu verfasste § 11 DSG sieht nun vor, dass die Datenschutzbehörde die Bestimmungen des Art 83 DSGVO, wo die oben erwähnte Geldbußen festgelegt sind, so anzuwenden hat, dass die Verhältnismäßigkeit gewahrt wird. Bei erstmaligen Verstößen wird die Datenschutzbehörde von ihren Abhilfebefugnissen insbesondere durch Verwarnungen Gebrauch machen.

Somit gilt, dass grundsätzlich erst eine Verwarnung auszusprechen ist, bevor es zu einer Strafe kommt. Und selbst wenn eine Strafe ausgesprochen werden sollte, dann sicher nicht in einer Höhe, die ein Unternehmen in die Insolvenz treiben könnte. Die Höhe der Geldbuße muss verhältnismäßig sein und sich an der Schwere des Verstoßes und an der Größe des Unternehmens orientieren.

Es besteht somit kein Grund, dem 25. Mai 2018 sorgenvoll entgegen zu blicken. Die EU-DSGVO wird wohl nicht so heiß gegessen werden, wie es der Aufruhr um sie in den letzten Monaten vermuten lässt. Dies ist jedoch kein Grund, nun die Füße hochzulegen und die DSGVO zu ignorieren. Auch eine Verwarnung kann sehr unangenehme Folgen haben und sich negativ auf das Image des Unternehmens auswirken. Außerdem drohen bei Verstößen nicht nur Geldbußen der Behörde, sondern auch Schadenersatzansprüche der Betroffenen. Außerdem könnte ein Verstoß gegen eine Bestimmung des Datenschutzgesetzes als unlauterer Wettbewerb betrachtet werden und entsprechende Unterlassungsklagen von Konkurrenten nach sich ziehen.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Von Franz J Heidinger / Laurin Maran: Art. 30 EU-DSGVO verpflichtet Unternehmen, ein sogenanntes Verarbeitungsverzeichnis zu führen. Darin sind alle Verarbeitungstätigkeiten aufzunehmen, die der jeweiligen Zuständigkeit unterliegen. Das Verfahrensverzeichnis ist auf Anfrage der Aufsichtsbehörde zur Verfügung zu stellen und die Aufsichtsbehörde muss mit Hilfe des Verfahrensverzeichnisses in der Lage sein, alle Verarbeitungstätigkeiten kontrollieren zu können.

Wer muss ein Verarbeitungsverzeichnis führen?

Die Verordnung nimmt Unternehmen, die weniger als 250 Mitarbeiter beschäftigen, von dieser Pflicht aus. Allerdings nur, sofern die von ihnen vorgenommene Verarbeitung nicht

  • ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen birgt,
  • die Verarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt oder
  • die Verarbeitung nicht die Verarbeitung besonderer Datenkategorien (früher: „sensible Daten“) bzw. die Verarbeitung von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten einschließt.

Diese Ausnahmetatbestände sind derart engmaschig gestaltet, dass sie wohl nur in äußersten Ausnahmefällen zur Anwendung kommen und wohl 99% aller Unternehmen, die auch nur einen einzigen Mitarbeiter beschäftigen, ein Verarbeitungsverzeichnis benötigen.

Welchen Zweck hat das Verarbeitungsverzeichnis?

In erster Linie sollten Unternehmen natürlich alleine schon deshalb ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten führen, um der gesetzlichen Verpflichtung gemäß Art. 30 EU-DSGVO nachzukommen. Davon abgesehen kann das Verzeichnis aber durchaus auch für interne Zwecke genutzt werden und die gesamte Unternehmensorganisation verbessern. Die Erstellung des Verzeichnisses sollte daher nicht nur als Pflicht verstanden werden, sondern kann auch eine Chance sein, die im Unternehmen vorhandenen Daten und Informationen zu strukturieren und optimal zu nutzen.

Ferner kann das Verarbeitungsverzeichnis als Grundlage für die Erfüllung alle weiteren datenschutzrechtlichen Verpflichtungen herangezogen werden. Wendet sich beispielsweise ein Betroffener an das Unternehmen und ersucht gemäß Art. 15 EU-DSGVO um Auskunft über die von ihm vorhandenen Daten, kann diese Anfrage mit Hilfe eines Verzeichnisses deutlich einfacher beantwortet werden. Müssten erst alle vorhandenen Daten nach den personenbezogenen Daten des Betroffenen durchforstet werden, kann es schwierig werden, die Anfrage innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat zu beantworten. Ganz zu schweigen von den damit verbundenen Personalaufwand.

Welche Angabe muss das Verzeichnis enthalten?

Der Gesetzgeber hat klar vorgegeben, welche Informationen das Verzeichnis enthalten muss: Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten, soweit einer bestellt wurde. Zwecke und Beschreibung der Datenverarbeitung, eine Beschreibung der Kategorie der betroffenen Personen und der personenbezogenen Daten, die Kategorie von Empfängern, denen die Daten übermittelt werden, gegebenenfalls die Übermittlungen von Daten an ein Land außerhalb der EU und wenn möglich die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien. Außerdem sollten die technischen und organisatorischen Maßnahmen aufgezählt werden, die ergriffen wurden, um personenbezogene Daten zu schützen.

Die Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitungen müssen grundsätzlich nicht in das Verzeichnis aufgenommen werden. Das Unternehmen muss allerdings jederzeit nachweisen können, dass eine Datenverarbeitung nach den in der EU-DSGVO normierten Grundsätzen erfolgt ist. Es ist daher empfehlenswert, bei den jeweiligen Datenverarbeitungszwecken anzuführen, auf welcher Rechtsgrundlage die Daten verarbeitet werden. Ferner können sich Mitarbeiter durch Einsicht in das Verzeichnis vergewissern, ob eine spezielle Datenverarbeitung rechtskonform ist.

Die jeweils gespeicherten Daten müssen nicht im Verzeichnis aufgezählt werden. Wird als Verarbeitungszweck beispielsweise die Lohnverrechnung genannt, wäre als Kategorie der betroffenen Personen „Mitarbeiter“ zu nennen. Bei der Datenkategorie müssen dann aber nicht alle Daten der Mitarbeiter des Unternehmens aufgezählt werden, sondern eben nur die jeweilige Kategorie der Daten wie zum Beispiel: Name, Anschrift, Bankverbindung. Es wäre keine Datenkategorie, wenn man schreiben würde: Hans Müller, Müllerweg 1, IBAN: AT91 (…).

Form und Aufbau des Verzeichnisses

Der Gesetzgeber schreibt lediglich vor, dass das Verzeichnis schriftlich zu führen ist und auch in einem elektronischen Format erfolgen kann. Somit scheint die Struktur des Verzeichnisses völlig unerheblich. Es kann eine einfache Exceltabelle sein oder können die Daten auch in eine Software eingespeist werden. Wichtig ist, dass die Aufsichtsbehörde bei der Einsicht einen umfassenden und abschließenden Überblick über die Tätigkeit des Unternehmens und die damit verbundenen Datenverarbeitungen erhält.

Im Hinblick auf den erwähnten Nutzen für das Unternehmen, den ein gutes Verzeichnis mitbringen kann, empfiehlt es sich allerdings, bei der Strukturierung und der jeweiligen Kategorisierung mehr Aufwand zu investieren, als gesetzlich vorgeschrieben ist. So spart man sich einerseits viel Zeit, bei der Bearbeitung von Anfragen von Betroffenen und andererseits lassen sich die Daten so besser auswerten.

Sollten Sie Hilfe bei der Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses haben, stehen Ihnen die Datenschutzexperten der Alix Frank Rechtsanwälte GmbH jederzeit tatkräftig zur Seite.

 

 

Rechte der Betroffenen (Teil 4): Recht auf Vergessenwerden

Von Franz J Heidinger / Laurin Maran: Mario ist eitel. Als sein Haus in El Escorial nahe Madrid gepfändet wurde, war es für ihn schlimmer, davon in der Zeitung zu lesen, als die Pfändung an sich. „Schwamm drüber“, dachte er sich dann aber, „ich werde meine Schulden tilgen und an den Zeitungsartikel mit den Pfändungen wird sich in zwei Wochen niemand mehr erinnern“. Mario sollte recht behalten. Er bezahlte und der unangenehme Zeitungsartikel geriet schnell in Vergessenheit. Mario erinnert sich nicht gerne an diese schwere Zeit.

 Einige Jahre später in einem Redaktionsgebäude in Barcelona: In der Chefetage beschließt man, dass es Zeit ist, mit der Zeit zu gehen. Und wer mit der Zeit geht, muss Online gehen. Dafür werden alle Zeitungen der letzten Jahre eingescannt und auf der Homepage veröffentlicht.

Zur etwa selben Zeit im kalifornischen Ort Mountain View. Die beiden Google-Gründer Larry Page und Sergey Brin werden Sponsor von GeoEye-1, einem Satelliten, der hochauflösende Bilder für Google Maps liefern soll. Als GeoEye-1 am 6. September 2008 mit einer Delta-II-Rakete auf die Reise geschickt wird, sind Page und Brin vor Ort. Stolz blicken sie der Rakete nach. „Jetzt also auch der Weltraum“, denken sie wohl.

Drei Geschichten, die auf den ersten Blick nichts miteinander zu tun haben und doch zu einer Gerichtsentscheidung führten, die das europäische Datenschutzrecht nachhaltig geprägt hat:

Der längst vergessene Zeitungsartikel landete im Internet und wurde jedem angezeigt, der Mario bei Google gesucht hat. Mario passte das gar nicht. Er fühlte sich dadurch in seinen Persönlichkeitsrechten verletzt und wollte Google per Gericht verbieten lassen, dieses konkrete Suchergebnis mit der alten Geschichte anzuzeigen.

Der Fall landete schließlich vor dem Europäischen Gerichtshof und der stellte im Mai 2014 völlig überraschend fest, dass es im Internet ein Recht auf Vergessenwerden gibt. Das bedeutet, dass Suchmaschinen unerwünschte Suchergebnisse löschen müssen, wenn diese Persönlichkeitsrechte der Betroffenen verletzen. Der Inhalt verschwindet dadurch zwar nicht aus dem Internet, ist aber sehr viel schwerer zu finden.

Mit der Datenschutzgrundverordnung wurde dieses Recht in weiterentwickelter Form gesetzlich verankert. Nach Art. 17 DSGVO kann man von dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen verlangen, dass personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, wenn einer der in Absatz 1 genannten Voraussetzungen erfüllt ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die Einwilligung der Datenverarbeitung widerrufen wurde, die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder für den Zweck, für die sie ursprünglich erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind.

Hat der Verantwortliche die Daten bereits veröffentlicht, müssen sie das jeweilige Löschungsgesuch an andere Stellen weiterleiten und darüber informieren, dass eine betroffene Person die Löschung aller Links zu diesen Daten oder von Kopien verlangt hat.

Hat ein Kind (Personen unter 16 Jahre) in die Datenverarbeitung eingewilligt, muss der Verantwortliche die Daten unverzüglich löschen, wenn das Kind oder dessen Eltern das verlangen. Dieser Löschungsanspruch kann nicht abgewehrt werden und steht selbstverständlich auch dann noch zu, wenn das Kind bereits volljährig ist. Diese auf Facebook, YouTube und Co. zugeschnittene Regelung wird wohl viele junge Menschen davor bewahren, von Jugendsünden eingeholt zu werden, die sie auch nach vielen Jahren noch um einen Job bringen könnten.

Wenn es auch Ihnen wie Mario geht und Sie unliebsame Inhalte nicht mehr im Internet sehen wollen, müssen Sie sich glücklicherweise nicht mehr bis zum EuGH durchkämpfen. Die Experten der Alix Frank Rechtsanwälte GmbH unterstützen Sie gerne bei der Durchsetzung Ihrer Rechte.

Hier finden Sie die weiteren Teile unserer Reihe „Rechte der Betroffenen“:

TEIL 1: Informationsrecht

TEIL 2: Recht auf Auskunft

TEIL 3: Berichtigung

WhatsApp illegal?

Von Franz J Heidinger / Laurin Maran – Georg ist frustriert. Er ist ein Mensch, der nie ohne Ticket U-Bahn fährt, an jeder roten Ampel stehen bleibt und die grünen Flaschen in den Container für die grünen Flaschen wirft. Kurzum, Georg ist ein Mensch, der sich an Gesetze hält. Und da Georg sich auch in Zukunft an die Gesetze halten will, muss er heute noch 189 Menschen um eine Unterschrift bitten. Darunter seinen Friseur, seine Exfreundin Tina und einen Richard123, von dem er gar nicht genau weiß, wer das eigentlich ist.

Das Amtsgericht Bad Hersfeld (Deutschland) hat Georg dieses Schlamassel eingebrockt. Dies hat nämlich mit Beschluss vom 15.05.2017 festgestellt, dass ein WhatsApp-Nutzer von jeder Person, die er in seinem Handy gespeichert hat, eine Erlaubnis einholen muss. Wer den Nachrichtendienst nutzen will, muss nämlich zuvor einwilligen, dass die App auf die gespeicherten Kontakte zugreifen kann. Die Daten im Adressbuch werden dann automatisch an den Mutterkonzern Facebook übermittelt und mit anderen Nutzer abgeglichen. Was jedoch technisch nötig ist, ist rechtlich verboten.

„Wer durch seine Nutzung von „WhatsApp“ diese andauernde Datenweitergabe zulässt, ohne zuvor von seinen Kontaktpersonen aus dem eigenen Telefon-Adressbuch hierfür jeweils eine Erlaubnis eingeholt zu haben, begeht gegenüber diesen Personen eine deliktische Handlung und begibt sich in die Gefahr, von den betroffenen Personen kostenpflichtig abgemahnt zu werden.“ (AG Bad Hersfeld, 15.05.2017 – F 120/17 EASO, Leitsatz 5)

„Kostenpflichtig abgemahnt zu werden“ klingt wie eine Einladung an die Gattung von Rechtsanwälten, die ihr Geld gewöhnlich damit verdienen, den kleinen Timmy abzumahnen, weil er sich das neuste Lied von Tokio Hotel heruntergeladen hat. Für alle anderen klingt es wie das, was es ist: Eine Drohung.

Laut Gericht ist somit von jeder Person, deren Nummer man gespeichert hat, eine schriftliche Einverständniserklärung einzuholen. Sollte dies nicht gelingen, werden drei Lösungen angeboten, wie WhatsApp-Nutzer trotzdem wieder auf den Pfad der Rechtschaffenheit gelangen können:

  1. Möglichkeit: Alle Kontakte vom Handy löschen.
  2. Möglichkeit: Die App daran hindern, auf das Adressbuch zuzugreifen.
  3. Möglichkeit: WhatsApp löschen.

Sollte man herausgefunden haben, wie die 2. Möglichkeit funktioniert, hat dies den nicht unerheblichen Nebeneffekt, dass anstelle der Namen nurmehr die Telefonnummern aufscheinen. Somit führen alle Tipps des Gerichts zum selben Ergebnis: WhatsApp wird völlig unbrauchbar.

Eine Lösung aus dieser Bredouille bietet die ab Mai 2018 geltende Datenschutzgrundverordnung. In Art 2 Abs 2 lit c EU-DSGVO findet das Datenschutzgesetz keine Anwendung auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch natürliche Personen zur Ausübung ausschließlich persönlicher oder familiärer Tätigkeiten. Georg hat somit Glück, wenn er sein Handy ausschließlich für private Zwecke nutzt.

Handlungsbedarf besteht allerdings bei solchen Personen, die ihr Handy sowohl privat als auch geschäftlich nutzen und WhatsApp installiert haben. In diesen Fällen liegt eine eindeutige Verletzung des Datenschutzgesetzes vor. Selbst wenn das Handy grundsätzlich nur privat genutzt wird, allerdings auch Kontaktdaten von Kollegen, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern gespeichert werden, kann von keiner ausschließlichen persönlichen Nutzung mehr gesprochen werden. Die Behörde kann in solchen Fällen Geldbußen verhängen und die im Handy gespeicherten Personen haben unter Umständen einen Anspruch auf Schadenersatz.

Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mit Firmenhandys ausstatten, sollten daher dringend darauf achten, die Nutzung von WhatsApp mit diesen Geräten strikt zu untersagen.

Eine Frage muss hingegen offen bleiben: Wer ist eigentlich dieser Richard123

Rechte der Betroffenen (Teil 3): Berichtigung

Von Franz J Heidinger / Laurin Maran -Im letzten Blog-Beitrag wurde das Recht auf Auskunft vorgestellt. Die von einer Datenverarbeitung betroffene Person sollte nach einem Auskunftsbegehren darüber Bescheid wissen, über welche Daten das jeweilige Unternehmen verfügt. Sollte sich herausstellen, dass gewissen Daten falsch gespeichert wurden, haben Betroffene gemäß Art. 16 EU-DSGVO das Recht, von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Mit dieser Norm soll sich der in Art. 5 Abs 1 lit d EU-DSGVO verankerter Grundsatz der Richtigkeit von personenbezogenen Daten auch von Betroffenen durchsetzen lassen. Denn grundsätzlich müssen Daten stets sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein. Wenn ein Unternehmen schon Daten speichert und verarbeitet, dann sollen diese Daten den Betroffenen und seine Lebensumstände auch richtig wiederspiegeln.

Ein Unternehmen hat diesem Wunsch innerhalb eines Monats nachzukommen und den Betroffenen über die Änderungen zu informieren. Wenn es die Komplexität des Antrages oder die Anzahl der Anträge erforderlich macht, kann diese Frist um 2 Monate verlängert werden.

Neben der Berichtigung kann eine betroffene Person auch die Vervollständigung unvollständiger, personenbezogener Daten verlangen.

Der Antrag kann völlig formfrei gestellt werden, ein Identitätsnachweis ist nur in Zweifelsfällen notwendig. Wie beim Auskunftsrecht kann der Verantwortliche nur bei exzessiven Anträgen oder im Fall von Wiederholungen ein angemessenes Entgelt verlangen.

Hier finden Sie die weiteren Teile unserer Reihe „Rechte der Betroffenen“:

TEIL 1: Informationsrecht

TEIL 2: Recht auf Auskunft

Rechte der Betroffenen (Teil 2): Auskunft

Von Franz J Heidinger / Laurin Maran – Nachdem der letzte Blog-Beitrag die Pflicht vorstellte, Betroffene aktiv und unaufgefordert über eine Datenverarbeitung zu informieren, widmet sich dieser Artikel dem Recht der Betroffenen, auf Antrag vom Verantwortlichen Auskunft über die von ihm verarbeitenden Daten zu verlangen.

Dieses Auskunftsrecht findet sich in Art. 15 der ab Mai 2018 geltenden Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und bietet Betroffenen, also Personen, deren Daten verarbeitet werden, die Möglichkeit zu überprüfen, ob ihre Daten rechtmäßig verarbeitet werden. So müssen Sie beispielsweise über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden, die Empfänger, gegenüber denen die Daten offengelegt werden und die geplante Dauer, für die die Daten gespeichert werden, informiert werden. Wurden die Daten nicht von demjenigen erhoben, an den das Auskunftsersuchen gerichtet wurde, müssen alle Informationen über die Herkunft der Daten mitgeteilt werden. Ferner muss der Verantwortliche darüber informieren, ob sich der Betroffene bei einer Aufsichtsbehörde über ihn beschweren kann.

Nutzt der Verantwortliche ein Programm zur automatisierten Entscheidungsfindung, muss er aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person bereitstellen.

Beispiel für eine automatisierte Entscheidungsfindung: Einer Person, die mit einem teuren Handy einen Flug bucht, wird ein anderer Preis angeboten wird, als einer anderen Person, die den gleichen Flug mit einem billigeren Handy bucht.cropped-20160916_1114211.jpg

Im österreichischen Datenschutz ist dieses Auskunftsrecht nicht völlig fremd, findet sich doch in § 26 DSG 2000 ein sehr ähnliche Regelungen.

Werden Daten an ein Drittland übermittelt, muss die Person, deren Daten übermittelt wurden, über die geeigneten Garantien unterrichtet werden, die sicherstellen müssen, dass seine Daten auch im Ausland geschützt werden. Solche Garantien können beispielsweise darin bestehen, dass auf verbindliche interne Datenschutzvorschriften oder auf von einer Aufsichtsbehörde genehmigte Vertragsklausel zurückgegriffen wird.

Bei all den zu erteilenden Informationen muss der Verantwortliche aber stets darauf achten, dass dabei nicht die Rechte und Freiheiten anderen Personen beeinträchtigt werden (Art. 15 Abs 4 EU-DSGVO).

All die eben beschriebenen Informationen hat der Verantwortliche kostenlos zur Verfügung zu stellen. Nur bei exzessiven Anträgen oder im Fall von Wiederholungen kann der Verantwortliche ein angemessenes Entgelt verlangen oder sich weigern, die Auskünfte zu erteilen. Dieses kostenlose Auskunftsrecht ist natürlich mit einigem Aufwand und Kosten für Unternehmen verbunden. Dennoch sollte diesen Pflichten gewissenhaft und rasch (binnen eines Monats) nachgekommen werden, denn diese Pflichten sind keineswegs nur Leitlinien oder grobe Orientierungshilfen, sondern können bei Verstößen mit erheblichen Geldstrafen sanktioniert werden.

Hier finden Sie die weiteren Teile unserer Reihe „Rechte der Betroffenen“:

TEIL 1: Informationsrecht

Rechte der Betroffenen (Teil 1): Information

logoVon Franz J Heidinger / Laurin Maran – Ein Hauptanliegen des europäischen Gesetzgebers war die Stärkung  individueller Rechte von Betroffenen, also von Menschen, deren Daten verarbeitet werden. So wurde in Art. 17 EU-DSGVO erstmals das sogenannte „Recht auf Vergessenwerden“ gesetzlich normiert und mit Art 20 EU-DSGVO das „Recht auf Datenübertragbarkeit“ eingeführt.

Damit ein Betroffener seine Rechte ausüben kann, muss er allerdings darüber informiert sein, welche Daten von ihm auf welche Weise verarbeitet werden.  Daher beginnt Kapitel III der Datenschutzgrundverordnung, in dem die individuellen Rechte von Betroffenen geregelt werden, mit einer allgemeinen Norm, die deutlich zeigt, dass die europäische Datenverarbeitung ab 2018 von mehr Information und Transparenz geprägt sein wird.

Um eine solche transparente Verarbeitung von Daten sicherzustellen, werden die für die Datenverarbeitung Verantwortlichen in Art 13 und 14 EU-DSGVO verpflichtet, aktiv und unaufgefordert zu informieren. Nur so können Betroffene ihre Rechte effektiv wahrnehmen und durchsetzen. Ob und in welcher Form informiert werden muss, hängt davon ab, ob die Daten direkt bei der betroffenen Person erhoben werden oder aus anderen Quellen stammen.

Grundsätzlich muss jeder Betroffene bei jeder Verarbeitung über den Zweck und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung, die Kontaktdaten des Verantwortlichen, ggf. die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten  und die unter Umständen beabsichtigte Übermittlung in Drittstaaten informiert werden. Erfolgt die Verarbeitung auf Grund eines „berechtigten Interesses“ und nicht aufgrund einer Einwilligung der betroffenen Person, muss mitgeteilt werden, welche berechtigten Interessen vom Verantwortlichen verfolgt werden.

Manche Informationen müssen nur in bestimmten Situationen mitgeteilt werden. So muss ein Betroffener beispielsweise darüber informiert werden, dass über ihn im Zuge von Profiling-Prozessen Entscheidungen  automationsunterstützt getroffen werden.

Sollen Daten zu einem anderen Zweck verarbeitet werden, als für den sie ursprünglich gesammelt wurden, muss der Betroffene über diese Zweckänderung informiert werden und auch bezüglich des „neuen“ Zweckes erneut alle Informationen bekanntgeben.

Werden die Daten direkt beim Betroffenen erhoben, muss dieser bereits zum Zeitpunkt der Datenerhebung mit allen relevanten Informationen versorgt werden. Werden die Daten nicht beim Betroffenen erhoben, sondern stammen von einer anderen Quelle, muss der Betroffene spätestens nach einem Monat informiert werden.

Von diesen sehr umfangreichen Informationspflichten gibt es jedoch auch Ausnahmen. So muss ein Betroffener nicht informiert werden, wenn er die nötigen Informationen bereits kennt oder die Erlangung durch Rechtsvorschriften der Union oder eines Mitgliedstaates ausdrücklich geregelt ist. Zudem darf die Benachrichtigung ausbleiben, wenn die Daten nicht direkt beim Betroffenen erhoben werden und die Unterrichtung für den Verantwortlichen unmöglich ist oder zumindest einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde. Dieser Aufwand kann beispielsweise dann unverhältnismäßig sein, wenn die Daten zur Archivzwecken im öffentlichen Interesse oder zu Zwecken der Forschung und Statistik verarbeitet werden. Die Frage der Auslegung des doch recht vagen Begriffes des „unverhältnismäßigen Aufwandes“ wird in Zukunft wohl noch das ein oder andere Gericht beschäftigen. Grundsätzlich wird in diese Verhältnismäßigkeitsprüfung noch einfließen, ob die Daten aus einer allgemein zugänglichen Quelle stammen, für sie ein besonderes Geheimhaltungsinteresse besteht und welche Bedeutung der „Aufwand“ für das Unternehmen hat.

Unterliegt der Verantwortliche nach dem Recht des Staates, dem er unterliegt oder nach Unionsrecht einem Berufsgeheimnis, wird die Informationspflicht aufgehoben.

In allen anderen Fällen ist eine Benachrichtigung des Betroffenen unumgänglich. Damit die Informationspflicht auch ihren gewünschten Zweck erfüllt, sind bestimmte Formvorschriften einzuhalten. So sind die Informationen in „präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache“ zu erteilen. Weiters muss dies in schriftlicher oder in anderer Form, gegebenenfalls auch elektronisch und unentgeltlich erfolgen.

Dies alles klingt nach sehr viel Aufwand und Kosten für datenverarbeitende Unternehmen. Es wird jedoch, in Anbetracht der Folgen für Verstöße, dringend davon abgeraten, hier nicht rechtzeitig die nötigen Maßnahmen zu ergreifen. Spart man doch bei drohenden Bußgeldern von bis zu EUR 20.000.000,–  und Schadenersatzansprüche der Betroffenen hier sicherlich an der falschen Stelle.

Der nächste Beitrag widmet sich dem Recht der Betroffenen, von Verantwortlichen Auskunft zu verlangen. Bis dahin kann nur empfohlen werden, dass Unternehmer ihre Datenschutzerklärung unter die Lupe nehmen und prüfen, ob die Pflichten der EU-DSGVO eingehalten werden. Die Profis der Alix Frank Rechtsanwälte GmbH unterstützt Sie dabei gerne!

Grundprinzipien des Datenschutzrechts (Teil 4): Integrität und Vertraulichkeit

Von Franz J. Heidinger / Laurin Maran – Im letzten Teil unseren kleinen Serie zu den Grundprinzipien des Datenschutzrechts behandeln wir heute Art 5 Abs 1 lit f EU-DSGVO und erklären das Prinzip der Integrität und Vertraulichkeit:

„Persönliche Daten müssen in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.“

Damit wird die Gewährleistung von Datensicherheit als zentrales Prinzip des Datenschutzrechts gesetzlich verankert. Wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, hat der dafür Verantwortliche unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu sicherzustellen.

Daraus ergeben sich unterschiedliche Schutzniveaus für unterschiedliche Datenanwendungen. So muss beispielsweise ein Arzt oder eine Anwaltskanzlei, die teilweise im Besitz von hochsensiblen Daten sind, mehr Geld und Zeit in den Schutz dieser Daten investieren, als ein Friseursalon, der personenbezogene Daten nur mit dem Zweck verwendet, jährlich Weihnachtskarten an seine Kunden zu verschicken.

Art 32 EU-DSGVO bietet ein paar Maßnahmen an, wie dieses Schutzniveau hergestellt werden kann. So können die Daten beispielsweise pseudonymisiert oder verschlüsselt werden. Weiters sollten die für die Verarbeitung Verantwortlichen die Fähigkeit haben, die Verfügbarkeit der Daten bei einem physischen oder technischen Zwischenfall schnell wiederherzustellen. Außerdem empfiehlt sich ein Verfahren zur regelmäßigen Kontrolle der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit und der Verarbeitung zu entwickeln. Falls das Unternehmen über ein internes Kontrollsystem verfügt, könnte dies auf die Kontrolle von Datenschutzmaßnahmen erweitert werden.

Mehr zur Sicherheit der Datenverarbeitung folgt in einem eigenen Kapitel.

Abschließend bleibt zu sagen, dass der Verantwortliche für die Einhaltung all dieser Grundsätze verantwortlich ist und dessen Einhaltung auf Verlangen nachweisen können muss. Diese Rechenschaftspflicht könnte von den Gericht zukünftig dahingehend ausgelegt werden, dass natürliche Personen, denen aufgrund einer Verletzung des Rechts auf Schutz ihrer persönlichen Daten ein Schaden entsteht, für eine Schadenersatzklage gegen den Verantwortlichen nur das Vorliegen eines Schadens nachweisen müssen. Es läge dann am Verantwortlichen zu beweisen, dass er alle rechtlichen Verpflichtungen eingehalten hat und ihn kein Verschulden trifft. Juristisch ausgedrückt kommt es zu einer Beweislastumkehr: Der Geschädigte hat nur den Schaden und die Kausalität zu beweisen, der für die Datenverarbeitung Verantwortliche muss beweisen, dass er nicht rechtswidrig und schuldhaft gehandelt hat.

Grundprinzipien des Datenschutzrechts (Teil 2): Zweckbindung

Art. 5 Abs 1 lit b: „Personenbezogene Daten müssen für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesem Zweck nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden.“

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Von Franz J. Heidinger / Laurin Maran – Zur Einhaltung des Zweckbindungsprinzips müssen die einzelnen Verarbeitungsschritte erst in zwei Phasen getrennt werden. Anschließend muss der Zweck aller auf die erstmalige Erhebung der Daten folgenden Datenbearbeitungen darauf geprüft werden, ob er mit dem ursprünglichen Erhebungszweck ident oder zumindest vereinbar, also kompatibel ist. Um festzustellen, ob die Verarbeitung zu einem anderen Zweck mit demjenigen Zweck, zu dem die personenbezogenen Daten ursprünglich erhoben wurden, vereinbar ist, sind die in Art 6 Abs 4 EU-DSGVO genannte Punkte zu berücksichtigen:

  1. Jede Verbindung zwischen den Zwecken, für die die Daten erhoben wurden, und den Zwecken der beabsichtigten Weiterverarbeitung;
  2. den Zusammenhang, in dem die Daten erhoben wurden;
  3. die Art der personenbezogenen Daten, also insbesondere ob besonders schutzwürdige Daten verarbeitet wurden;
  4. die möglichen Folgen der beabsichtigten Weiterverarbeitung für die betroffene Person;
  5. das Vorhandensein geeigneter Garantien, wozu Verschlüsselung oder Pseudonymisierung gehören kann.

Anhand dieser Kriterien, die übrigens in Laufe der Zeit noch durch Gerichte oder Behörden erweitert werden könnten, hat der Verantwortliche zu prüfen, ob durch die Weiterverarbeitung Rechte der betroffenen Person beeinträchtigt werden könnten.

Die Weiterverarbeitung für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, für wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke wird stets als vereinbarer und rechtsmäßiger Verarbeitungsvorgang gelten.

Zusammenfassend kann also festgehalten werden, dass personenbezogene Daten für andere Zwecke als den ursprünglichen Zweck verarbeitet werden dürfen, wenn auch der neue Verarbeitungszweck für den Betroffenen vorhersehbar war, es sich nicht um sensible Daten handelt und sich der Verantwortliche um das Vorhandensein von geeignete Garantien, also um die Datensicherheit, kümmert. Der Betroffene muss dann allerdings über die Zweckänderung informiert werden und kann dann unter Umständen die Löschung seiner Daten verlangen.

Der nächste Artikel wird dem Grundsatz der Datenminimierung gewidmet sein.

Zulässigkeit der Datenverarbeitung (Teil 2): Berechtigtes Interesse des Verantwortlichen

Von Franz J. Heidinger / Laurin Maran – Nachdem im letzten Beitrag die rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten aufgrund der Einwilligung der betroffenen Personen behandelt wurde, widmet sich dieser Artikel dem nächsten Erlaubnistatbestand: Art 6 Abs 1 lit f normiert, dass die Verarbeitung rechtmäßig ist, wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist. Allerdings nur dann, wenn durch die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Es sind folglich die Interessen des Verantwortlichen gegen die Interessen der betroffenen Person abzuwägen. Je nachdem wessen Interessen überwiegen, ist die Verarbeitung rechtmäßig oder nicht. Die Interessen des Verantwortlichen müssen allerdings nochmal deutlich schwerer wiegen, wenn auf der anderen Seite der Waage die Interessen eines Kindes in der Waagschale liegen.

In anderen Worten ausgedrückt bedeutet das, dass ein Unternehmer personenbezogene Daten verarbeiten darf, wenn

  1. er ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung von personenbezogenen Daten hat, UND
  2.  die Person, von der die Daten stammen, kein Geheimhaltungsinteresse im Bezug auf diese Daten hat, das gegenüber dem Interesse des Unternehmers überwiegt.

Genauere Ausführungen, wie diese Interessenabwägung vorzunehmen ist, sind in augeErwägungsgrund 47 zu finden. So sind zum Beispiel die vernünftigen Erwartungen der betroffenen Person, die auf ihrer Beziehung zu dem Verantwortlichen beruhen, zu berücksichtigen. Ein berechtigtes Interesse auf Seite des Verantwortlichen könnte beispielsweise vorliegen, wenn zwischen einem Unternehmer als die für die Verarbeitung verantwortliche Person und einer betroffenen Person eine Beziehung besteht, zum Beispiel wenn die betroffene Person Kunde des Unternehmens oder bei diesem angestellt ist. Weiters kann die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck der Direktwerbung als eine einem berechtigten Interesse dienende Verarbeitung betrachtet werden.

Selbstverständlich kann es bei der Abwägung nicht auf die Sicht des Unternehmens ankommen. Dies würde seine eigenen Interessen wohl regelmäßig wichtiger einschätzen als die der Betroffenen. Vielmehr wird es Aufgabe der Gerichte und Behörden sein, in vielen Einzelfallentscheidungen die Linie zwischen rechtsmäßiger und rechtswidriger Verarbeitung zu ziehen. Momentan herrscht diesbezüglich noch eine ziemliche Rechtsunsicherheit und es ist noch nicht absehbar, für welche Situationen dieser Erlaubnistatbestand herangezogen werden kann.

Wie eine solche Einzelfallentscheidung in Zukunft aussehen könnte, wurde erst kürzlich vom Gerichtshof der Europäischen Union in der Rechtssache C-131/12 Google Spain vs. AEPD demonstriert: Hier wurde das wirtschaftliche Interesse von Google gegen das Interesse einer Person, nicht in der Ergebnisliste der Suchmaschine aufzuscheinen, abgewogen. Die Richter in Luxemburg stellten fest, dass eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die von einem Suchmaschinenbetreiber vorgenommen wird, es jedem Internetnutzer ermöglicht, bei Durchführung einer Suche anhand des Namens einer natürlichen Person mit der Ergebnisliste einen strukturierten Überblick über die zu ihr im Internet verfügbaren Informationen zu erhalten. Somit kann ein detailliertes Profil einer Person erstellt werden. Dieser Eingriff in die Rechte der betroffenen Person wiege so schwer, dass er nicht allein mit dem wirtschaftlichen Interesse des Suchmaschinenbetreibers an der Verarbeitung gerechtfertigt werden kann.

Ausgangspunkt war das Missfallen eines Spaniers am Umstand, dass man bei der Suche seines Namens auf einen alten Zeitungsartikel stieß, der ihn mit einer Insolvenz in Verbindung brachte. Der EuGH sah in der Indexierung und Zurverfügungstellung von Links zu bestimmten Homepages durch Google als Verantwortlichen eine eigenständige Verarbeitung personenbezogener Daten, für die Google einen Erlaubnistatbestand braucht. Dieser Erlaubnistatbestand war die oben beschriebene Interessensabwägung. Laut EuGH überwiegten in diesem Fall aber die Interessen des Spaniers, der Erlaubnistatbestand fiel somit weg und die Verarbeitung war rechtswidrig.

Seitdem kann bei Google ein Antrag auf Löschung gestellt werden. Das Unternehmen prüft dann intern, ob die Interessen des Antragsstellers größer sind als die wirtschaftlichen Interessen von Google und die Interesse der Internetnutzer an genau diesen Informationen und löscht gegebenenfalls konkrete Links aus der Ergebnisliste. Entscheidet der Suchmaschinenbetreiber nicht im Sinne des Antragstellers, bleibt diesem der Weg zu Gericht.

Diese Entscheidung ist, wie immer im Falle einer Interessensabwägung, nur eine Einzelfallentscheidung und kann für andere lediglich eine grober Kompass sein, der zeigt, in welche Richtung die Reise geht. Unternehmen, die aufgrund dieses Erlaubnistatbestandes personenbezogene Daten verarbeiten, ist daher zu empfehlen, zukünftige Entscheidungen genau zu studieren und ihre eigene Datenverarbeitung gegebenenfalls anzupassen. Sollte es diesbezüglich Neuerungen oder Konkretisierungen geben, wird sie DER DATENSCHUTZBLOG selbstverständlich darüber informieren.